Secrétariat médical à distance : options, prix du télésecrétariat et règles à respecter

Sans secrétaire sur place, vous avez quatre options pour gérer les appels et les rendez-vous de vos patients : un agenda en ligne seul, un télésecrétariat, une secrétaire partagée avec des confrères ou, si vous êtes médecin, un assistant médical financé en partie par l'Assurance maladie. Les télésecrétariats médicaux affichent des abonnements de 19 € à 50 € HT par mois, auxquels s'ajoute souvent un prix par appel, de 0,50 € à 0,98 € HT selon les grilles publiques. Quelle que soit l'option, le prestataire accède à des données de santé : il est tenu au secret, et l'hébergement de ces données doit être certifié HDS.

Quelles sont les options pour gérer l'accueil sans secrétaire ?

Le choix dépend surtout de votre volume d'appels et de vos jours de présence. Un psychologue qui consulte deux jours par semaine n'a pas les besoins d'un médecin généraliste à temps plein.

La prise de rendez-vous en ligne seule

Un agenda en ligne laisse vos patients réserver ou déplacer un créneau sans passer par le téléphone. La plupart des logiciels envoient des rappels par SMS ou par email avant le rendez-vous. C'est la solution la plus simple quand vos patients sont à l'aise avec Internet et que vos consultations durent toujours le même temps.

Sa limite tient au téléphone : les appels des patients qui ne réservent pas en ligne et ceux des confrères restent sans réponse pendant vos consultations. Les tarifs des agendas se donnent souvent sur devis. Nous détaillons ceux de Doctolib dans notre article sur le prix de Doctolib pour un praticien.

Le télésecrétariat médical

Une secrétaire à distance décroche à votre place, avec un numéro qui renvoie vers sa plateforme. Elle prend les rendez-vous dans votre agenda, filtre les appels, prend des messages et vous transfère ce qui ne peut pas attendre selon les consignes que vous lui donnez. Certaines offres ajoutent les rappels de rendez-vous par SMS ou les appels sortants vers les patients.

C'est le secrétariat médical à distance au sens courant. Il convient bien aux praticiens qui consultent seuls et ne veulent pas employer de salarié.

La secrétaire partagée

Plusieurs praticiens d'un même lieu emploient ensemble une secrétaire, qui accueille aussi les patients sur place. Deux montages reviennent souvent :

• la société civile de moyens (SCM), qui embauche la secrétaire et répartit son coût entre les associés. Nous expliquons son fonctionnement dans notre article sur la SCM ;
• le groupement d'employeurs, une association ou une coopérative qui emploie la salariée et la met à la disposition de ses seuls adhérents (articles L1253-1 et suivants du code du travail).

Chez un médecin, le salaire suit la convention collective nationale du personnel des cabinets médicaux (IDCC 1147). Vous devenez employeur, avec la paie et les absences à gérer.

L'assistant médical (médecins uniquement)

L'assistant médical est un salarié du médecin qui ne se limite pas au secrétariat. Ses missions, définies par le médecin, couvrent l'accueil du patient, la gestion du dossier, la préparation de la consultation (prise de tension, pesée) et la coordination avec d'autres professionnels. Il dispose de deux ans après son embauche pour obtenir son certificat de qualification professionnelle.

L'Assurance maladie finance une partie du poste. Les montants maximaux ont été revalorisés de 5 % par la convention médicale de 2024 :

À partir de la troisième année, l'aide dépend de l'atteinte des objectifs fixés au contrat. Pour y avoir droit, il faut exercer en secteur 1, ou en secteur 2 avec l'Optam ou l'Optam-CO (voir notre article sur les secteurs 1, 2 et l'Optam). Les radiologues, radiothérapeutes, stomatologues, anesthésistes, anatomocytopathologistes et médecins nucléaires sont exclus. Le médecin s'engage aussi à recevoir davantage de patients grâce au temps libéré, et sa patientèle doit atteindre un seuil minimal fixé par l'Assurance maladie.

Combien coûte un télésecrétariat médical ?

Les prestataires facturent selon trois modèles.

Le forfait. Vous payez un abonnement qui inclut un nombre d'appels par mois. Au-delà, chaque appel supplémentaire est facturé. Ce modèle convient quand votre volume d'appels est stable.

À l'appel. Vous payez un abonnement de base, puis chaque appel traité. C'est le modèle le plus lisible pour un cabinet qui démarre ou qui consulte peu de jours par semaine.

À la minute. Le prix dépend du temps passé en ligne. Nous n'avons pas trouvé de grille publique à la minute chez les prestataires consultés : comptez sur un devis.

Voici quelques grilles publiques relevées le 27 octobre 2026 sur les sites des prestataires :

Ces prix évoluent et dépendent des options : horaires étendus, SMS de rappel, numéro dédié, migration de votre agenda. Pour comparer, comptez vos appels sur deux semaines, puis demandez un devis à au moins deux prestataires sur la même base.

Tableau comparatif des options

RGPD et secret médical : ce que vous devez vérifier

Votre secrétariat, sur place ou à distance, manipule des données de santé. Le RGPD les classe parmi les catégories particulières de données, dont le traitement est interdit sauf exceptions (article 9). Trois règles s'appliquent à vous.

Un contrat de sous-traitance. Le télésecrétariat agit pour votre compte. L'article 28 du RGPD impose que ce traitement soit régi par un contrat. Il précise ce que le prestataire peut faire des données et ce qu'il en fait à la fin de la prestation.

Un hébergeur certifié HDS. Toute personne qui héberge des données de santé recueillies lors d'activités de soins pour le compte d'un professionnel doit être titulaire d'une certification « hébergeur de données de santé » (article L1111-8 du code de la santé publique). Le code vous demande de vérifier ce certificat avant de confier vos données. Le contrat d'hébergement doit indiquer le périmètre du certificat. Demandez-le, ainsi que le nom de l'hébergeur de l'agenda.

Le secret professionnel. Le code de déontologie médicale demande au médecin de veiller à ce que les personnes qui l'assistent connaissent leurs obligations de secret et les respectent (article R4127-72 du code de la santé publique). Le commentaire de l'Ordre des médecins rappelle que la sanction pénale de la violation du secret (article 226-13 du code pénal) s'applique aussi aux collaborateurs, secrétaires comprises. Vérifiez que la clause de confidentialité figure au contrat.

Comment choisir votre secrétariat ?

1. Votre volume d'appels. En dessous de quelques appels par jour, la facturation à l'appel coûte en général moins cher qu'un forfait.
2. Vos jours de présence. Si vous consultez deux jours par semaine, le secrétariat doit aussi répondre les autres jours.
3. La compatibilité avec votre agenda. Le prestataire doit travailler dans votre logiciel de rendez-vous, sans double saisie.
4. Les consignes médicales. Écrivez avec lui la liste des motifs urgents et la conduite à tenir pour chacun.
5. Les documents sur les données. Demandez le contrat de sous-traitance, le certificat HDS, la clause de confidentialité et le pays où les appels sont traités.
6. La durée d'engagement. Certaines offres sont sans engagement, d'autres baissent le prix contre un engagement de 24 mois.

Pour l'organisation générale du cabinet, voyez notre article sur la gestion d'un cabinet médical.

Comment assurer la continuité des soins les jours où vous n'êtes pas là ?

La question revient souvent chez les médecins qui consultent à temps partiel : que font les patients les autres jours ? Pour les médecins, l'article 47 du code de déontologie pose le principe : quelles que soient les circonstances, la continuité des soins aux patients doit être assurée.

Le secrétariat à distance aide sur ce point, car il répond aussi les jours où vous ne consultez pas. Prévoyez avec lui :

• une annonce claire de vos jours de consultation et du délai de rappel ;
• une consigne pour les demandes urgentes : orienter vers un confrère qui accepte de prendre le relais ou, aux heures de fermeture des cabinets, vers le 116 117, dont les horaires varient selon les départements. Le 15 reste le numéro des urgences graves ;
• un confrère ou un remplaçant identifié pour vos absences longues. Le contrat de remplacement d'un médecin encadre ce relais ;
• les informations utiles à la poursuite des soins, que vous transmettez au médecin désigné par le patient si vous cessez de le suivre, comme le prévoit le même article 47.

Si vous construisez une activité sur quelques jours par semaine, notre article sur l'exercice libéral à temps partiel détaille les autres points d'organisation.

Exercer chez Via Sana sans secrétaire à demeure

Via Sana loue des cabinets médicaux et paramédicaux équipés, à la journée, avec une salle d'attente incluse. Un agenda de réservation est proposé en option : vous pouvez le combiner avec l'une des solutions décrites plus haut pour gérer vos appels et vos rendez-vous.

Le contrat professionnel permet de rester des années, avec un préavis de trois mois, réductible si Via Sana vous trouve un remplaçant. Il n'y a pas de frais d'installation, et le premier mois est payé au prorata. Une journée par semaine coûte à partir de 340 € par mois à Paris (prix médian 399 €), 263 € en Île-de-France, 244 € à Lille, 228 € à Lyon, 223 € à Bordeaux et 216 € à Marseille, TTC, ménage, maintenance et internet compris. Les médecins généralistes trouveront les cabinets adaptés sur notre page médecin généraliste.

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Sources (consultées le 27 octobre 2026) : ameli.fr, « Modalités générales du dispositif d'aide à l'emploi d'un assistant médical » (mise à jour le 6 février 2025), « Aide à l'emploi d'un assistant médical » et « Rôle et missions de l'assistant médical » ; code de la santé publique, articles L1111-8, R1111-11 et R4127-72 (Légifrance) ; Conseil national de l'Ordre des médecins, articles 47 et 72 du code de déontologie commentés (mise à jour le 20 octobre 2026) ; RGPD, articles 9 et 28 (cnil.fr) ; code du travail, articles L1253-1 et suivants, et ministère du Travail, « Questions-réponses : le groupement d'employeurs » ; Code du travail numérique, convention collective du personnel des cabinets médicaux (IDCC 1147) ; ARS Pays de la Loire, « Joindre un médecin de garde ? Faites le 116 117 » ; pages tarifs de Médicatel, Servitel, Libertel, MLG et Callmed ; trouvermoncabinet.com, « Coworking médical : prix, avantages et acteurs en 2026 » ; centreviasana.com, page d'accueil et page Services.

Cet article donne des informations générales. Il ne remplace pas l'avis de votre CPAM, de votre conseil de l'Ordre, d'un juriste ou de votre délégué à la protection des données.